Læs også: Ni gode råd før du får besøg af licensinspektionen.
It-direktør: Her er din tjekliste i licensjunglen.
Det er sket for Coop, Vejdirektoratet, SAS og en lang række andre virksomheder, der pludselig er blevet mødt af licenskrav på op til tre-cifrede millionbeløb fra deres leverandører.
Men kan du også falde i den svimlende dyre licens-fælde?
Ja, for licensreglerne er uhyre komplekse, lyder svaret fra en række eksperter, som Computerworld har talt med.
Derfor er det nødvendigt, at du er på forkant med udviklingen og sikrer, at du ikke bliver taget med bukserne nede, når din leverandør pludselig banker på døren til en af de frygtede licensinspektioner.
Det var netop sådan en licensinspektion, der betød, at Coop blev mødt med et tre-cifret millionkrav fra en international software-leverandør.
"Det er naturligvis ikke helt så let, som det lyder, når jeg siger, at du skal være på forkant med udviklingen. Men faktum er, at mange virksomheder bare ikke har tilstrækkeligt styr på, hvor mange licenser de har," siger Herbert Nathan, der er partner i konsulentvirksomheden Herbert Nathan & Co., som er en uvildig konsulent-virksomhed, der rådgiver virksomheder i forbindelse med anskaffelse og implementering af økonomisystemer.
Han understreger dog, at den mest effektive opskrift er, at du hele tiden har fokus på, at du har det rette antal licenser.
"Men som hovedregel vil jeg altid anbefale, at du selv kontakter din leverandør, hvis du har på fornemmelsen, at dine licensudgifter er i underkanten. Det er altid en bedre situation end, hvis leverandøren kommer til dig," siger han.
Herbert Nathan oplyser til gengæld, at du næppe kan gøre noget ved det, hvis der er blevet færre ansatte i virksomheden, og du derfor pludselig står med for mange licenser.
En licens er ikke bare en licens
Den internationale software-gigant Oracle har tidligere afvist, at virksomhedens licensregler er komplicerede.
Det er dog ikke en vurdering, der bliver delt af Herbert Nathan.
"Det kan være ganske kompliceret. En licens er ikke bare en licens," siger han og forklarer, at SAP eksempelvis har tre forskellige licenskategorier - en let, en middeltung og en tung licens.
Den lette licens er måske tilstrækkelig for en, der blot laver få og helt simple opdateringer i systemet, mens en tung licens eksempelvis er til brugeren, der sidder i ordre-afdelingen og har systemet som sit primære arbejdsredskab, forklarer Herbert Nathan.
Det skal du eksempelvis være opmærksom på, hvis medarbejdere skifter afdeling, eller hvis der bliver ændret i balancen mellem antallet af ansatte i de forskellige afdelinger.
Desuden gør Herbert Nathan opmærksom på, at mange kunder overser, at software-leverandørerne ind imellem ændrer på deres licensbetingelse, når der opdateres til en nyere software-version.
Læs også: Ni gode råd før du får besøg af licensinspektionen.
